Як ставити завдання співробітникам

Постановка завдання співробітнику одна із найбільш значних моментів у роботі керівника компанії, поступаючись місцем, хіба що, планування. Від того, наскільки грамотно поставлене завдання, залежатиме остаточний результат виконання. Звичайно ж, не все виходить з першого разу, але згодом входить у звичку або навіть переростає у корисну навичку.

Основні правила постановки завдань працівникам.
Для правильної постановки завдань співробітникам важливо дотримуватись кількох простих правил.

1. Важливо, щоб завдання було максимально конкретизованою.
Завдання не ставлять так: «Треба піти туди, сам не знаю куди» або ж «Треба принести те, сам не знаю що». Головне в цьому питанні чіткість, якої не займати, наприклад, у військовослужбовців або людей, які мають технічну освіту.
Саме точність є запорукою того, що завдання співробітником буде сприйнято чітко. Жодного самовільного чи неправильного трактування, адже це економія вашого часу. Співробітнику, якому всі чітко пояснили, немає потреби кілька разів перепитувати.
Наша тренінгова компанія, рекомендує вам онлайн тренінги в Україні, "Як ставити завдання співробітникам?", і звичайно ж, радимо замовити онлайн корпоративні тренінги для керівників, індивідуально розроблені під вашу специфіку роботи, у Вашій компанії.

2. Важливо ставити завдання на позитиві.
Вимагати у співробітників слід того, чого ви самі бажаєте, і відмовитися від того, чого вам від них не хотілося б отримати.

3. Після постановки завдання слід перепитати співробітника, як він його зрозумів, з чого починатиме її виконання, в якій формі буде представлено звіт, які ресурси можуть знадобитися під час роботи тощо.
Не рідкість, коли надання вказівок керівник не вдається до зворотного зв'язку з підлеглим. Важливо перевіряти, наскільки співробітник зрозумів вас, вислуховувати його думку, прислухатися до порад, які можуть бути корисними для вашої спільної справи. Керівник, що вміє слухати, здатний дізнатися, що:
• Кожен із співробітників розуміє поставлене завдання по-своєму, тому є можливість вчасно виправити його розуміння.
• Підлеглі не завжди мають бажання виконувати різні доручення, що чути за голосом і видно за поведінкою. У такому разі важливо роз'яснити, навіщо це потрібно, чого ви очікуєте зрештою, а також показати всю важливість даної роботи.

4. Слід зазначити точні терміни виконання поставлених завдань.
Важливими є не лише терміни виконання тих чи інших доручень, а й граничні точки контролю.

5. Дозвольте співробітнику виявити ініціативу.
Необхідно скасувати жорсткі покрокові інструкції та не розкладати все по поличках. Коли співробітник виявляє ініціативу, у рази підвищується його мотивація. Він починає почуватися найбільш відповідальним і значимим для компанії, з'являється бажання працювати. Крім того, таким чином ви виявляєте до нього свою довіру, підкреслюєте його професіоналізм.
Головне, у такому разі, не переплутати самостійність співробітника із самовільним трактуванням – неправильним розумінням кінцевої мети.
Не менш важливий момент! Поставлені завдання мають бути здійсненними і перебувають у межах компетенції підлеглого.

6. Важливо призначити відповідальних.
Тут зайвих коментарів не потрібно. Головне, щоб не вийшло, що немає правих та винних.

7. Збудити співробітника до дії.
Після того, як завдання поставлено, важливо спонукати її виконавця до дії. Наприклад, добре сказати: «Отже, якщо вам усе гранично ясно, тоді негайно приступаємо до роботи!». Не зайвим буде підвестися і вказати жестом на двері. Іноді людей потрібно підштовхувати до дії, а саме керівник є каталізатором для своїх підлеглих, їх беззаперечним лідером.

8. Важливим є контроль виконання завдання.
Кожній людині важливий комфорт і кожен має свою особисту зону комфорту. При постановці завдання, робиться певний вплив на цю зону, і людина починає чинити опір. Поставитися до завдання відповідально можна лише тоді, коли вас регулярно запитують про його виконання. Без своєчасного контролю, співробітник здатний сприйняти завдання як побажання і не поспішить нею зайнятися. Зустрівши підлеглого, наприклад, у ліфті чи коридорі, не зайвим буде запитати: «Розкажи мені, як ти сьогодні попрацював, які є досягнення?». Подібна інтонація дасть співробітнику зрозуміти всю важливість поставленого завдання, а керівник з його поведінки зможе визначити «виконано» роботу, «не виконано» або «виконано, але не до кінця». Подібна інформація важлива для побудови подальшої дії у зворотному зв'язку.

Перед встановленням певних завдань для співробітників, керівнику рекомендується:
• скласти повний перелік завдань, які необхідно оголосити співробітникам;
• ретельно перевірити, як ви самі розумієте кожне із завдань та визначити, що бажаєте отримати в кінцевому підсумку;
• пройтися по всіх пунктах постановки кожного конкретного завдання;
• передати завдання співробітникам та пройтися разом з ними по всіх пунктах від А до Я;
• визначити, які методи були застосовані при постановці завдань, і як вони допомогли.

Підбиваємо підсумки.
Завдання є одним із кроків на шляху досягнення певної мети. Важливо ставити перед співробітниками свідомо здійсненні, реалістичні завдання.
Якщо завдання ставиться перед керівником окремого підрозділу, він повинен донести ці завдання підлеглим у такому форматі, в якому вони були отримані у вищестоящого керівництва. Тут також не обійтися без узгодженості дій співробітників різних рівнів, а досягти цього вдасться лише за чіткого розуміння термінів, критеріїв, визначень тощо.

Найкраща форма передачі завдань підлеглим – письмова. Ставлячи підпис, кожен із співробітників бере на себе певну відповідальність за їх виконання, намагається дотримуватися встановлених термінів.
Щодо контролю, то найбільш оптимальною формою його виконання послужать наради, звітні зустрічі. Подібні заходи дозволять контролювати терміни та якість виконання тих чи інших робіт, узгоджувати взаємодію співробітників різних підрозділів, приймати колективні рішення, стимулювати підлеглих до досягнення намічених цілей тощо.

Завдання для підлеглого – це його ключова мета, яку він має орієнтуватися. Для вас, як керівника, важливий кінцевий результат.

 P/S: Також пропонуємо статі - Що таке верифікація? А также які документи необхідні для будівництва магазину, нові правила?