Переговори щодо повернення дебіторської заборгованості, як повернути гроші та не втратити клієнта

Говоріть про гроші легко – отримуйте оплату вчасно!
Кадрові агенції, тренінгові компанії в Україні  часто працюють без передоплати. На HR-курсі ви навчитеся контролювати оплату послуг, вести складні переговори про гроші впевнено та зберігати партнерські стосунки з клієнтами. Перетворіть "страшно нагадати" на "легко отримати оплату".

З високою ймовірністю серед ваших контрагентів виявилися ті, які працюють у найбільш постраждалих від карантинних заходів галузях: ресторани, готелі, туристичні агенції, торгові центри та багато інших. А отже, змінилася робота з дебіторською заборгованістю.

Сьогоднішня криза поставила перед багатьма підприємствами гостре питання: що робити, щоб гарантовано отримати свої гроші назад і водночас остаточно "не заморозити" діяльність бізнесу та грошові потоки? Адже незважаючи на складнощі, компаніям завжди потрібно виконувати зобов'язання щодо виплати зарплати, сплати податків. І якщо грошей не буде, то зобов'язання доведеться порушувати, що загрожує наслідками.

Крім вирішення проблем зі старими контрагентами, потрібно також визначити, як вибудовувати відносини з новими в контексті нової реальності. Важливо, щоб до цього напряму роботи мали не лише фінансовий відділ та юристи, а й відділ продажу, який безпосередньо спілкується з клієнтами.

* Важливі зміни у роботі з дебіторською заборгованістю.
Багато компаній із найбільш постраждалих галузей фактично перестали працювати — вони не мають клієнтів і, відповідно, призупинено грошові потоки. І навіть ті, хто не закрився, відчули суттєве падіння продажів. Більшість споживачів сидять удома і намагаються заощаджувати.

1. Уважно відстежувати рівень дебіторки.
Відділ планування або фінансовий департамент повинен мати уявлення про план продажу з урахуванням усіх обмежень. Квітень виявився для бізнесу важким місяцем. І, швидше за все, багато компаній уже тоді зробили певні прогнози: на скільки впадуть продажі і на скільки зміниться рівень дебіторської заборгованості. Вже сьогодні треба розуміти, що було до карантину, що відбувається зараз і що буде згодом.

Очевидно, що контрагенти умовно розділилися на три групи:
- ті, які через обставини змушені були зупинити діяльність (вони навряд чи заплатять);
- ті, які важко продовжують працювати (платять важко);
- Ті, які продовжують працювати у звичайному режимі (платять стабільно).

Ключове завдання бізнесу полягає в тому, щоб змоделювати план того, як ви будуватимете грошовий потік виходячи зі стислих продажів. Можливо, доведеться чимось економити, десь урізати витрати, на щось брати кредити.
Читайте про - Україна запускає механізм перевірки агропродукції за стандартами EUDR, а також і про Україну просять вплинути на ЄС щодо санкцій на калійні добрива з Білорусі. 

2. Провести аналіз та аналіз дебіторської заборгованості.
Необхідно здійснити ранжування всіх контрагентів на тих, хто закрився і тих, хто продовжує працювати і приносити грошовий потік. Серед останніх потрібно виділити тих, хто має прострочену дебіторську заборгованість, і тих, хто з поточною дебіторкою.

Цей аналіз допоможе зрозуміти, на які суми грошей ви можете розраховувати.

Пріоритет в обслуговуванні клієнтів зараз потрібно віддавати тим, хто дає грошовий потік. Стосовно них важливо демонструвати максимальну лояльність.

3. Змінити (пом'якшити чи, навпаки, посилити) частину заходів, які застосовувалися раніше у зв'язку з дебіторкою
До таких заходів, наприклад, належить контроль за правильністю та своєчасністю відображення даних щодо реалізації товарів, за оформленням документів та наданням підписаних документів з боку контрагента.
Цей напрямок можна посилити. У зв'язку із зниженням грошового потоку у бухгалтерів вивільнився час, який можна направити на суцільну перевірку контрагентів.

Така перевірка є корисною для того, щоб потім, коли закінчиться карантин і настане час конкретної роботи з дебіторською заборгованістю, боргами та безнадійними боргами, ваші фахівці могли оперативно передати документи юристам. Юристи, у свою чергу, почнуть через суд стягувати дебіторку. Якщо все передбачити заздалегідь та ретельно, без помилок, підготувати документи, то затримок не виникне.

Оперативний контроль за рівнем дебіторської заборгованості та простроченої дебіторської заборгованості. Крім цього – встановлення кредитних лімітів та дозвіл відвантажень понад ліміти.
Цей блок заходів використовується так само, як і раніше, при цьому важливо посилити оперативний контроль за рівнем дебіторки та простроченої дебіторки.

Так, якщо до пандемії комітет із дебіторської заборгованості збирався раз на два тижні, то зараз це можна робити частіше. Більше того, в заочному режимі можна і потрібно відстежувати рівень дебіторки, простроченої дебіторки, повернення простроченої дебіторки з певною періодичністю готувати гарантійні листи. 
Статті для бізнесу - Як приватизувати земельну ділянку під житловим будинком? А також, Як приватизувати дачну ділянку в Україні, з чого потрыбно починати і куди потрібно звертатись? 

* Чого краще не робити?
Застосовувати до контрагента санкції, передбачені договором, у разі простроченої дебіторської заборгованості.
Цей захід зараз неефективний. Навпаки потрібно показувати лояльність до контрагенту. Виняток становлять зовсім безнадійні ситуації.

Організовувати заходи щодо стягнення простроченої дебіторки.
Витрачати ресурси на стягнення зараз марно — суди не працюють, контрагенти мають панічний настрій. Поки що потрібно збирати папери для подальшої роботи з дебіторкою.

Своєчасно реагувати на збільшення рівня простроченої дебіторки та потреби залучення додаткових коштів (наявність можливості швидкого залучення додаткового фінансування, інструментів впливу на обмеження поточних оплат постачальникам).
У поточній ситуації навряд чи варто чекати на збільшення рівня дебіторки через продаж. Тому відстежувати цей показник немає сенсу. Роздмухувати кредитні зобов'язання в поточних умовах дуже непродуктивно. Не варто збільшувати процентні платежі, якщо й так із грошовими потоками у всіх складнощів.

Дізнавайтесь корисні поради - Новобудови випереджають вторинку на іпотечному ринку, а також, Чи можна купити квартиру без довідки про доходи? І як це правильно зробити?